{POPUP_CONTENT}

Статьи и обзоры

Все статьи
Автоматизация казначейства

Управление финансами предприятия является одной из наиболее важных и сложных задач в процессе ведения бизнеса. В последнее время отечественные компании предпочитают обращаться к модели централизованного финансового менеджмента, подразумевающей создание казначейства как единого центра управления и отчетности для всех структурных подразделений крупной организации.

Деятельность казначейского управления, без преувеличения, может считаться основополагающей в процессе обеспечения функционирования предприятия в целом, независимо от отрасли, к которой это предприятие относится. Правильно организованная работа казначейства обеспечивает эффективное распределение денежных средств, приводя к сокращению потребностей во внешнем финансировании и повышению прибыли за счет оптимального использования внутренних резервов. Отлаженный и контролируемый механизм взаимодействия с кредитно-финансовыми учреждениями способствует уменьшению и удешевлению краткосрочных задолженностей компаний перед финансовыми институтами.

Консерватизм предпринимателей старой школы, их нежелание обращаться к современным методам ведения бизнеса зачастую приводит к значительным финансовым потерям. Ускорение информационного обмена и изменчивость экономических условий требуют от руководителей гибкости и своевременности принятия управленческих решений. Увеличение объемов поступающих данных вынуждает использовать для их обработки все большее количество ресурсов. Сегодня, в эпоху стремительного развития технологий, существует множество компьютерных разработок, созданных для того, чтобы максимально упростить решение подобных задач, как в контексте деятельности предприятия в целом, так и в рамках отдельно взятых департаментов.

Чем большее количество процедур совершает подразделение, тем более целесообразным представляется использование автоматизированных систем в процессе его функционирования. Перевод такого сложного структурного компонента как казначейство под автоматическое управление значительно улучшает качество работы финансового сектора организации.

Автоматизация казначейских операций предполагает внедрение специализированного программного обеспечения, позволяющего контролировать и анализировать финансовые потоки компании. Основные преимущества автоматизированных систем управления заключаются в их многозадачности, комплексности выполняемой работы, минимизации количества возможных ошибок.

В первую очередь, такие системы призваны повысить операционную эффективность путем уменьшения количества выполняемых вручную действий. Автоматическая связь с финансово-кредитными организациями и филиалами компании способствует значительной экономии времени на осуществлении рутинных процедур.

Возможность контроля банковских счетов в режиме реального времени способствует оптимизации управления платежной позицией, позволяя избежать разрывов в мгновенной и краткосрочной ликвидности. Использование автоматизированных решений не только существенно облегчает доступ удаленных подразделений к информации об актуальном состоянии баланса предприятия, но и упрощает процедуру формирования, унификации и предоставления ими отчетности. А благодаря внедренному в систему управления платежному календарю, планирование и контроль своевременного исполнения выплат также осуществляются автоматически.

Следует отметить, что внедрение даже самой простой автоматизированной системы управления казначейством значительно повышает уровень защиты предприятия от возможных рисков, как операционных, так и финансовых. Как следствие, компания становится менее зависимой от рыночной конъюнктуры и изменения условий взаимодействия с партнерами и банковскими учреждениями. Многие программные решения позволяют моделировать различные рисковые ситуации, тем самым упреждая вероятность возникновения непредвиденных экономических последствий. Кроме того, система может предусматривать составление аналитических прогнозов, основанных на доступных исторических данных.

Переход к автоматизированному управлению функциями казначейства требует тщательной подготовки. Все бизнес-процессы компании, так или иначе связанные с деятельностью казначейства, должны быть проанализированы и реструктуризированы согласно обновленной модели ведения учета и отчетности. Чем более многослойным является устанавливаемый программный комплекс, тем больше времени и действий потребуется для адаптации и перехода к новой организации работы. До начала переговоров с разработчиком руководству компании предстоит определить  список всех планируемых операций и транзакций, перечень возможных типов используемых инструментов, составить требования к платежному календарю и образцам отчетов, обозначить параметры системы управления рисками. Прежде чем приступить к процессу внедрения консультанты фирмы-разработчика должны составить детальный проектный план, включающий технические и функциональные требования к будущей системе, а также обозначить параметры необходимого дополнительного оборудования.

Правильность выбора автоматической системы управления во многом зависит от адекватности анализа и оценки потребностей компании. Ошибка при принятии решения может вылиться в дополнительные расходы на доработку приложения, временные затраты на приведение программного обеспечения к желаемому виду. Установленное ПО должно максимально соответствовать функциональным, финансовым и интеграционным ожиданиям заказчика и быть достаточно простым в использовании.

Сегодня рынок систем автоматизированного управления представлен в основном крупными международными компаниями, предлагающими  масштабные комплексные решения по управлению бизнес-процессами. Как правило, в роли этих решений выступают ERP-системы (англ. «enterprise resource planning» — управление ресурсами предприятия) — многопользовательские приложения, с различными уровнями доступа, консолидирующие в единой базе данных информацию, поступающую из различных подразделений компании. Несмотря на наличие общей базы данных, ERP-системы предусматривают внедрение отдельных функциональный модулей  для каждого обслуживающего бизнес департамента, в том числе и казначейства.

В нашей стране создание казначейских решений является преимущественно прерогативой небольших частных компаний-разработчиков, предлагающих надстройки для существующих систем управления предприятием. Одной из наиболее распространенных базовых платформ выступает «1С: Предприятие», позволяющая легко внедрить дополнительное модульное решение и интегрировать его с действующими системами налогового и бухгалтерского учета.

Если в компании уже установлено какое-либо централизованное ПО для управления предприятием, целесообразно задуматься об установке дополнения к уже существующей системе — это позволит сэкономить время и средства, кроме того, избавит от проблем интеграции программного обеспечения.

Выбор разработчика — не менее серьезный шаг, чем определение требований к функциональности системы. На первый взгляд, очевидны преимущества сотрудничества с организацией, имеющей надежную репутацию на рынке и солидное портфолио. Стабильность работы созданных крупными IT-компаниями решений обеспечена опытом, взвешенным подходом и тщательно проведенной коррекцией ошибок. Взаимодействие с такими компаниями гарантирует высокий уровень клиентской поддержки с самого начала переговоров о создании программного обеспечения. В пакет предоставляемых ими услуг всегда входит техническое сопровождение установленного оборудования и софта, консультации и обучение новых пользователей. Как правило, специалисты со стороны исполнителя курируют все сопутствующие внедрению процессы, предоставляя подробную отчетность о каждом этапе.

Однако подобная вовлеченность в процесс создания и обеспечения деятельности системы большого количества персонала, существенные затраты рабочего времени на дополнительные процедуры значительно повышают плату за приобретение лицензии и обслуживание. Ощутимая разница в цене и временные ограничения нередко становятся определяющими факторами для принятия окончательного решения при выборе системы.

Отличается и процесс взаимодействия команды разработчиков с заказчиком. Мелкие компании, как правило, характеризуются большей оперативностью реагирования при исправлении ошибок и исполнении клиентских запросов, поскольку не ограничены сложным механизмом прохождения согласований и подтверждений, типичным для работы крупных международных компаний.

Выбор подходящего разработчика для создания автоматизированной системы будет зависеть от масштабов предприятия и оценки его финансовых возможностей, сроков и сложности внедрения программного обеспечения, типа организации существующих решений и способов сотрудничества исполнителя с клиентом.